Wprowadzenie
Ten artykuł przeznaczony jest dla klubów, które wykorzystują Centrum Automatyzacji do wysyłania swoim członkom automatycznych powiadomień o zaległych płatnościach oraz wezwań do zapłaty. Taki mechanizm pomoże utrzymać stałą komunikację z dłużnikami i może wspomóc ściąganie należności. Możesz ustawić kilka różnych reguł dla tego samego procesu.
Np. możesz tak ustawić reguły automatyzacji, aby klubowicze dostawali pierwsze automatyczne powiadomienie jako SMS lub e-mail po upływie 2 dni od daty wymaganej płatności, a następnie wezwanie do zapłaty w formie e-maila, np. po upływie 35 dni od daty wymaganej płatności. Terminy powiadomień możesz definiować sam/a w zależności od swoich potrzeb.
Aby sprawdzić, jakie powiadomienia o zaległości otrzymali klubowicze i wygenerować raport, który pokaże więcej informacji na temat powiadomień do klubowiczów z zaległymi płatnościami, przeczytaj ten artykuł.
- Z tego artykułu dowiesz się jak należy skonfigurować Centrum Automatyzacji, aby móc wysyłać klubowiczom powiadomienia w formie wiadomości SMS lub e-maila z przypomnieniem o zaległej płatności i wezwaniem do zapłaty, za pomocą reguły automatyzacji (tokenu) "Contract payment reminder".
- Ten artykuł będzie przydatny dla PC Championa, Administratora, Działu Księgowości i Finansów, Managera Klubu i Właściciela.
Jeżeli chcesz wysłać informacje o zadłużeniu, które będą posiadały inne warunki, niż te opisane poniżej, rekomendujemy użycie tych reguł automatyzacji: "Płatność kontraktowa wymagana", "Płatność online zakończyła się błędami".
Instrukcja
1. Otwórz PGM -> Centrum Automatyzacji -> Reguły automatyzacji.
2. Kliknij przycisk "Dodaj Regułę Automatyzacji".
3. W przypadku tworzenia automatyzmu wezwań do zapłaty, konieczne będzie ustalenie reguł określających warunki do wysyłki wiadomości e-mail, bądź SMS, dla każdego powiadomienia oddzielnie.
Np. chcesz wysyłać powiadomienia według poniższych reguł:
- Powiadomienie automatyczne po 2 dniach zaległości – SMS
- Powiadomienie automatyczne po 2 dniach zaległości – e-mail
- Powiadomienie automatyczne po 35 dniach zaległości – e-mail
Dla powiadomienia wysyłanego po 35 dniach zdefiniowane są poniższe warunki, w związku z tym, że powiadomienie trwa ponad miesiąc:Pierwsze powiadomienie nie wysyła się dla transakcji z kolejnego (drugiego) miesiącaNowe powiadomienie zawiera sumę transakcji z dwóch miesięcy
4. Wybierz jedną z reguł oraz wpisz w polu "Nazwa".
5. W polu "Akcja" wybierz "Powiadomienie".
6. W tym momencie pojawi się kolejne pole – "Zdarzenie", które odpowiadać będzie za wysyłkę wiadomości do klubowiczów.
7. Wybierz "Contract payment reminder" oraz przejdź do uzupełniania kolejnych kroków.
8. W polu "Kanał" wybierz, sposób, w jaki powiadomienie ma zostać dostarczone do klubowicza. W zależności od wybranego Zdarzenia, będzie to SMS lub e-mail.
9. Wybierz ustawienia:
- Odbiorcy powiadomienia: Users
- Zgoda użytkownika: wybierz odpowiednie, jeżeli chcesz wysyłać informacje jedynie do osób, które wyraziły zgodę na kontakt
-
Wyślij powiadomienie przed/po zdarzeniu: wpisz odpowiednio 2/2 lub 35 w zależności od powiadomienia, które konfigurujesz.
- Następnie w rozwijalnej liście wybierz Dni oraz Po.
Ważne jest, aby prawidłowo wprowadzić czas opóźnienia powiadomienia w opcji Wysyłaj powiadomienia od/do, jeśli chcesz przypomnieć klubowiczom np. o konieczności spłaty zadłużenia.
- Wysyłaj powiadomienia od: wpisz godzinę, od której system powinien wysyłać powiadomienia do klubowiczów w formacie HH:MM (godzina:minuta)
- Wysyłaj powiadomienia do: wpisz godzinę, do której system powinien wysyłać powiadomienia do klubowiczów w formacie HH:MM (godzina:minuta)
10. Kolejnym krokiem jest stworzenie treści powiadomienia wysyłanego do klubowicza jako SMS lub e-mail.
11. Wybierz: Dodaj szablon treści.
12. Uzupełnij język, temat wiadomości oraz odpowiedni szablon powiadomienia.
13. Wpisz dokładną treść.
14. Wybierz odpowiednie Tagi.
15. Zapisz wprowadzone zmiany.