Wstęp
Ta instrukcja pokaże, jak zamrozić masowo członkostwa klubowiczów w przypadku czasowego zamknięcia klubu. Zalecamy stworzenie nowych typów zamrożeń, tak aby odróżnić je od wcześniej utworzonych i aktualnie dostępnych w Twoim klubie.
- W zależności od sprzedawanych członkostw, zalecamy utworzenie dwóch typów zamrożeń:
- zamrożenia umów cyklicznych,
- zamrożenia członkostw płatnych z góry.
Zalecamy przetestowanie na pojedynczych klientach czy dany typ zamrożenia przynosi odpowiednie rezultaty.
- Jeśli chcesz wprowadzić zmiany i edytować istniejące masowe zamrożenia członkostw, przeczytaj ten artykuł.
- Ten artykuł pomoże Ci, jeśli podczas dokonywania masowych zamrożeń napotkasz trudności.
Instrukcja
Jak utworzyć nowe zamrożenia?
- Przejdź do zakładki PGM -> Sprzedaż -> Typy zamrożeń
- Następnie utwórz dwa nowe typy zamrożeń zgodnie z instrukcją poniżej.
Zamrożenia umów cyklicznych
Zalecamy wybór poniższych Ustawień:
- Nazwa - stwórz unikalną nazwę, np. “Zamknięcie - cykliczne”,
- Płatność - zaznacz "Brak opłaty", jeśli zawieszenie karnetu ma być darmowe,
- Plany płatności - wybierz "Wszystkie bieżące i przyszłe plany płatności",
- Zakres - określ czas zamrożenia wybierając “Dzień”. Zamrożenie można dodać na czas od jednego do kilkudziesięciu dni.
- Kluby - zaznacz wszystkie "Obecne i przyszłe kluby", w których zamrożenie ma być aktywne.
- Ważne przez okresy - zaznacz "Dostępny cały czas", lub wybierz: "Dodaj nowy element" i wprowadź daty dla „Od” i „Do” i potwierdź zmianę za pomocą "znaku wyboru",
- Łączy się z typami zamrożeń - wybierz "Każdy obecny typ zamrożenia" w Twoim systemie. Jeśli klubowicz będzie miał już jakieś zamrożenie, a nie będzie ono tu dodane, wtedy nasze "Zamknięcie – cykliczne" nie będzie dostępne podczas manualnego dodawania zamrożenia na koncie klubowicza.
-
Widoczność - ze względu na złożoność procesu, zalecamy wybór ustawienia "Tylko dla wybranych ról", aby zezwolić na wprowadzanie tego zamrożenia jedynie osobom z wybranymi rolami w systemie (np. Manager, Admin, itp.). Gdy zaznaczysz "Wszystkie role", zamrożenia będą mogły wprowadzać wszystkie osoby, niezależnie od zakresu ustawionych ról w systemie.
W "Tylko dla wybranych źródeł" - wybierz: "Tylko WEB", co pozwoli na dodawanie zamrożenia tylko poprzez PGM, a nie na Portalu Klienta czy na POSweb, - Ustawienia - wybór tych opcji zależy od polityki Twojego klubu. Jeśli chcesz przedłużać karnety, zaznacz opcję "Przenieś datę zakończenia umowy i zobowiązania o czas zamrożenia" oraz "Zezwól na zamrożenie w okresie proraty" - dotyczy nowych kontraktów. Pamiętaj, że możesz wybrać inne opcje, jeśli polityka Twojego klubu jest inna.
- Naciśnij "Dodaj".
Zamrożenia członkostw płatnych z góry
Utwórz nowe zamrożenie podobnie jak poprzednio, ale w Ustawieniach wybierz dodatkowo opcje:
- Przesuń datę zakończenia i zobowiązania kontraktu o czas zamrożenia,
- Naliczaj płatność kontraktową i przedłuż kontrakt o zamrożenie.
Jak przygotować Numery Użytkowników do masowego zamrożenia?
1. Wygeneruj listę aktywnych klientów:
- Ściągnij listę aktywnych umów, które chcesz zamrozić.
- Wygeneruj raport "Wszyscy Członkowie".
- Klub - zaznacz wszystkie kluby, dla których chcesz zamrozić członkostwa
- Status - wybierz Current, Freezed, Not Started.
2. Wygeneruj plik XLS z listą aktywnych zamrożeń
Przed masowymi zamrożeniami wygeneruj raport z aktywnymi zamrożeniami. Systemowi może nie udać się masowo zamrozić kontraktów, które mają już obecne zamrożenia. Dlatego te przypadki warto sprawdzić ręcznie.
- Miesiąc - wybierz miesiąc zamknięcia klubu. Jeśli zamykasz klub na więcej niż miesiąc, wybierz kolejny miesiąc.
Jak utworzyć plik z masowymi zamrożeniami?
1. Filtruj za pomocą Interwału płatności kontrakty cykliczne.
2. Skopiuj numery członkowskie do schowka.
Potrzebujesz podstawowej znajomości Excela w raporcie "Wszyscy członkowie".
Centrum automatyzacji
Jeśli używasz centrum automatyzacji, upewnij się, że reguły są odpowiednio ustawione, lub wstrzymane, jeśli nie chcesz wysyłać powiadomień do klubowiczów. Sugerujemy wstrzymać reguły o definicji “Zamrożenie użytkownika kończy się”.
Masowe wgrywanie zamrożeń
1. Przejdź do PGM -> Ustawienia -> Support Tools
Wymagana jest podstawowa znajomość Excela.
2. Wybierz Migration -> Download Template File -> Mass Changes Template
3. W pobranym pliku Excel pozostaw następujące kolumny:
4. Wypełnij kolumny w następujący sposób:
- W kolumnie A - IsUpdate - ustaw wartość na 1 - będzie to aktualizacja umowy.
- W kolumnie B - numer_użytkownika zostanie skopiowany z list utworzonych w raportach.
- W kolumnie C - FreezeType jest to nazwa zamrożenia, którego chcesz użyć, tj. “Zamknięcie klubu - z góry”, “Zamknięcie klubu - cykliczne”. Nazwa ta musi być dokładnie taka sama jak ta, którą utworzyłeś wcześniej. Jakiekolwiek różnice w nazwie uniemożliwią zamrożenie.
- W kolumnie D / E - FreezeStartDate / FreezeEndDate - to jest data początkowa i końcowa zamrożeń. Data końcowa będzie oznaczać konkretnie dzień kiedy zamrożenie się kończy, czyli podając datę 15.10.2020 kontrakt odmrozi się 16.10.2020.
- W kolumnie F - FreezeReason – wybierz takie powody zamrożenia, jakie są dostępne w Twoich klubie. Możesz to sprawdzić, np. poprzez manualne dodawanie zamrożenia. W tym miejscu musisz przełączyć język PGM na język angielski, ponieważ większość powodów zamrożeń w bazie danych występuje pod nazwą angielską.
Tak wygląda przykładowo wypełniony plik do masowych zamrożeń:
5. Po wypełnieniu pliku, wgraj go i naciśnij Upload.
6. Następnym krokiem jest sprawdzenie poprawności pliku, aby upewnić się, że dane w arkuszu kalkulacyjnym Excel są prawidłowe. Naciśnij Validate File a potem Validate Mass Changes.
Po kliknięciu na "Validate mass changes odśwież stronę w przeglądarce, jeśli informacja o poprawnym zwalidowaniu pliku nie będzie widoczna.
Spowoduje to zweryfikowanie pliku, a następnie pobranie jego kopii.
- Jeśli wiersz 1 jest podświetlony na zielono, jak poniżej, oznacza to, że wszystko zostało przygotowane poprawnie.
- Jeśli kolumna jest czerwona, oznacza to, że brakuje danych. Do niepoprawnych wartości zostanie dodany komentarz. Sprawdź czy użyłeś dobrego formatu daty, czy nazwa lub powód zamrożenia są poprawne.
- Jeśli kolumny są czerwone, przejdź do oryginalnego pliku. Napraw błąd, a następnie ponownie załaduj plik. Spowoduje to zaktualizowanie istniejącego pliku.
- Zweryfikuj ponownie, aż pojawi się zielony nagłówek. Aby uruchomić proces dodawania zamrożenia Naciśnij ●●● a potem Run Mass Changes.
Proces może potrwać od kilku minut nawet do kilku godzin. Jeśli w kolumnie Migration Progress nie będzie widoczny procent ukończenia walidacji, odśwież stronę w przeglądarce. W razie problemów, skontaktuj się z naszym działem wsparcia poprzez “Get Support”.