Obsługa B2B Portalu przez kontrahenta klubu

Wprowadzenie

Ten artykuł pokaże, jak wygląda podstawowa obsługa B2B Portalu przez osobę kontaktową wskazaną przez kontrahenta klubu. Kontrahent (zwany także klientem korporacyjnym klubu) to każda zgłaszająca się do klubu firma, chcąca dać swoim pracownikom, oraz wskazanym przez nich osobom towarzyszącym, możliwość korzystania z oferty klubu oraz B2B Portalu. Jeśli jesteś pracownikiem klubu i szukasz informacji o tym, jak utworzyć lub zaktualizować dane kontrahenta, przeczytaj ten artykuł. 

Podpisując umowę z klubem, kontrahent wskazuje osobę kontaktową, która po jego stronie odpowiada za zarządzanie B2B Portalem. Zostaje jej założone konto w B2B Portalu. Wtedy osoba kontaktowa po stronie kontrahenta może sama dodawać nowych klubowiczów, zarządzać ich kontraktami zgodnie z bieżącymi potrzebami oraz generować raporty pomagające monitorować działania klubowiczów. 

Jeśli jesteś osobą kontaktową wyznaczoną do zarządzania B2B Portalem po stronie swojej firmy (kontrahenta klubu), ten artykuł jest dla Ciebie!

Dowiesz się z niego:

• jak wygląda proces logowania się do B2B Portalu,
• jak poprawnie dodać nowego klubowicza,
• jak zarządzać jego kontem,
• jak korzystać z raportów. 

Instrukcja

Jak zalogować się po raz pierwszy?

Po zawarciu umowy i uzupełnieniu danych kontrahenta, osoba kontaktowa otrzymuje na podany adres e-mail wiadomość z informacjami o:

1. Resecie hasła i ustaleniu nowego hasła.

• Aby ustalić nowe hasło do logowania należy kliknąć w ikonkę Zmień hasło. Po wpisaniu nowego hasła wymagane jest jego powtórzenie.
• Wygenerowany link do zmiany hasła ważny jest przez 72 godziny od otrzymania wiadomości. Po upływie tego czasu hasło należy zresetować i wygenerować nowe.

2. Linku do logowania się.

• Wpisz login, który został utworzony i przypisany do kontrahenta podczas dodawania go w systemie PerfectGym. Wpisz utworzone hasło i kliknij w ikonkę Zaloguj się.

Dostępna jest również opcja przypomnienia hasła na stronie logowania, a link do resetowania ważny jest przez 6 godzin.

W przypadku problemu z dostarczeniem wiadomości lub dostępem do B2B Portalu należy skontaktować się z Administratorem Systemu w celu weryfikacji danych przypisanych do danej firmy w systemie Perfect Gym.

Jak dodać nowego użytkownika i przypisać kontrakt korporacyjny?

1. Wejdź na stronę główną B2B Portalu i kliknij w ikonkę Dodaj klubowicza.

2. Wpisz dane: Imię i Nazwisko użytkownika. 

3. Wybierz: Obywatel polski lub Obcokrajowiec.

• W przypadku obywatela Polski, uzupełnij numer PESEL. 
• Jeśli dodawana osoba jest obcokrajowcem, ale była wcześniej zarejestrowana w systemie PGM jako klubowicz, wpisz jej numer użytkownika z systemu PGM. Jeżeli rejestrujesz ją po raz pierwszy, wpisz jedynie datę urodzenia. 

4. Kliknij Dalej.

Klubowiczami w B2B Portalu mogą także zostać osoby, które już wcześniej zawarły kontrakt indywidualny w którymś z klubów. Jeśli zadeklarują chęć zawarcia kontraktu korporacyjnego, wtedy ich kontrakt indywidualny zostanie automatycznie przekształcony w kontrakt korporacyjny. Taki transfer jest możliwy w dowolnym dniu okresu rozliczeniowego. Ważne dla przyszłych klubowiczów może być jednak zwrócenie im uwagi na okres wypowiedzenia kontraktu indywidualnego, oraz związaną z tym możliwość naliczenia im opłat karnych za wcześniejsze rozwiązanie kontraktu indywidualnego.

Jeżeli klubowicz ma zadłużenie na kontrakcie indywidualnym, musi się zgłosić się do swojego klubu w celu uregulowania zaległości. W chwili, gdy osoba kontaktowa mająca uprawnienia do dodawania nowych klubowiczów w B2B Portalu będzie próbować dodać zadłużonego klubowicza, pojawi się komunikat o istniejącym zadłużeniu, i dodane takiego klubowicza nie będzie możliwe.

5. Wybierz z listy jedną z opcji: Pracownik lub Osoba Towarzysząca. 

Pracownik to każda osoba bezpośrednio związana z kontrahentem (np. umową o pracę), której kontrahent oferuje możliwość korzystania z oferty klubu. Pracownicy mogą również wskazywać Osoby Towarzyszące, niezwiązane bezpośrednio z kontrahentem, ale dzięki relacji z Pracownikami, mające możliwość korzystania z oferty klubu. 

• Jeżeli dodany klubowicz jest osobą towarzyszącą, należy powiązać go z osobą o statusie pracownik wybierając z listy nazwisko danego pracownika. 
• System sam wskaże najbliższą możliwą datę rozpoczęcia kontraktu. Istnieje także możliwość wskazania innej daty rozpoczęcia kontraktu.

6. Kliknij Dalej. 

7. Data urodzenia zostanie uzupełniona automatycznie, gdy wpiszesz numer PESEL. 

8. Kliknij Zakończ. 

Aby zaktualizować dane, które już wcześniej zostały dodane w systemie PGM, musisz mieć rolę Administratora w systemie Perfect Gym.

Jak zamrażać i odmrażać kontrakty?

Jeśli tylko pozwala na to dany plan płatności, kontrakt danego klubowicza można w razie potrzeby zamrozić, co znaczy zawiesić na pewien czas. Zawieszenie kontraktu klubowicza o statusie Pracownik nie oznacza konieczności zawieszenia uczestnictwa osoby towarzyszącej. Członkostwo klubowicza zostanie odwieszone automatycznie po upływie terminu wskazanego przez osobę kontaktową zarządzającą B2B Portalem.

• Klikając Zamroź przy wybranym klubowiczu, masz możliwość wskazania:
  • daty rozpoczęcia zamrożenia wskazując w kalendarzu odpowiedni termin,
  • czasu trwania zamrożenia, który możesz ustalić na miesiąc, dwa miesiące, lub do odwołania.
• Klikając Utwórz zamrożenie, dyspozycja zostanie przyjęta a karnet zostanie zawieszony.
• Dodane zamrożenia z datą zakończenia w przyszłości można odwołać klikając na stronie głównej w ikonę Odmroź, przy wybranym klubowiczu.

Zakończenie członkostwa

Członkostwo klubowicza należy zakończyć wraz z upływem bieżącego okresu rozliczeniowego, aby nie uwzględniać na fakturze opłaty za dany kontrakt, który planujesz zakończyć. Jeżeli pracownik rezygnuje z usługi, to przypisana do niego osoba towarzysząca również zobowiązana jest do rezygnacji.

• Aby zakończyć uczestnictwo użytkownika kliknij Zakończ przy jego nazwisku i potwierdź klikając Tak. Po dodaniu zakończenia pojawi się data, z którą kontrakt zostanie zakończony.
• Aby anulować zakończenie kontraktu klubowicza, należy przy wybranym klubowiczu wybrać ikonę Anuluj Rezygnację, a następnie potwierdzić anulowanie klikając w ikonkę Tak.

Wyszukiwarka

Klubowiczów można wyszukać korzystając z wyszukiwarki na głównej stronie po zalogowaniu się na B2B Portal.

Można wyszukiwać wg.: Nazwiska- wpisując nazwisko klubowicza w polu Wyszukaj, Statusu umowy i Rodzaju członkostwa. 

Raporty

1. B2B Portal umożliwia wygenerowanie raportu z danymi wszystkich klubowiczów zgłoszonych przez danego kontrahenta w ramach umowy z klubem. 

• Raport generuje się na stronie głównej, klikając w ikonę Generuj, a następnie wskazując zakres dat. Raport zostanie wygenerowany w formacie xls.
  
  Raport pokazuje następujące dane:
  • nazwa firmy,
  • numer firmy,
  • imię i nazwisko klubowicza,
  • rodzaj członkostwa pracownik/osoba towarzysząca,
  • status kontraktu,
  • datę rejestracji klubowicza.
  • rodzaj wprowadzonej zmiany,
  • powiązanie osoby towarzyszącej z pracownikiem. 

2. B2B Portal pozwala również na wygenerowanie historii oraz raportu z danymi pojedynczego klubowicza.

• Na stronie głównej, przy wybranym klubowiczu należy kliknąć w symbol trzech kropek na końcu wiersza wskazującego danego klubowicza. 

• Jeżeli chcesz zobaczyć historię klubowicza, kliknij w Historia. 
  
  Możesz wtedy zobaczyć:
  • imię i nazwisko klubowicza,
  • numer klubowicza,
  • rodzaj członkostwa,
  • historia statusów kontraktu klubowicza.
• Jeżeli chcesz wygenerować raport z danymi pojedynczego klubowicza, kliknij w ikonkę Generuj raport. Raport z danymi pojedynczego klubowicza jest generowany w podobny sposób, jak raport zbiorczy kontrahenta, jednak zawiera dane na temat tej jednej osoby.