Wprowadzenie
Artykuł ten opisuje kroki, jakie należy wykonać podczas pierwszego kontaktu z B2B Portalem, czyli platformą umożliwiającą kontrahentom klubu (czyli inaczej klientom korporacyjnym, nie indywidualnym), dostęp do listy bieżących klubowiczów, dodawanie nowych klubowiczów, oraz zarządzanie ich kontraktami.
Artykuł ten przeznaczony jest dla Administratora systemu po stronie klubu. Jeśli szukasz artykułu na temat obsługi B2B Portalu, skierowanego do wyznaczonej osoby kontaktowej ze strony kontrahenta klubu, aby poinstruować ją, jak zarządzać kontami i kontraktami klubowiczów, zobacz tę instrukcję.
Z tego artykułu dowiesz się jak:
- dodać nowego kontrahenta i przyznać dostęp do B2B Portalu osobie kontaktowej ze strony kontrahenta, czyli firmy, z którą Twój Klub zawarł umowę,
- przygotować ofertę dla kontrahenta, z której będą mogli korzystać dodawani przez niego klubowicze i ich osoby towarzyszące,
- zarządzać danymi kontrahentów - np. aktualizować dane i mieć dostęp do wystawianych na kontrahenta faktur oraz informację o zaksięgowanych wpłatach za wystawione faktury.
Instrukcja
Dodanie kontrahenta składa się z dwóch kroków:
- utworzenia nowego klienta korporacyjnego - aby umożliwić firmie logowanie się do B2B Portalu i dodać dane osoby kontaktowej oraz
- dodania firmy, z którą Twój klub podpisał umowę - aby można było wystawiać faktury i rejestrować wpłaty.
Jak dodać firmę kontrahenta?
1. Idź do: PGM -> Sprzedaż -> Kontrahenci -> Dodaj firmę
Wprowadź dane firmy, z którą Twój klub podpisał umowę, oraz dane adresowe, na które będą wystawiane dokumenty księgowe. Dane, które powinny być pobrane podczas tworzenia nowego kontrahenta:
- nazwa,
- NIP,
- konto bankowe,
- dane adresowe,
- dane kontaktowe.
Jak dodać klienta korporacyjnego?
1. Idź do: PGM -> Klienci -> Lista klientów korporacyjnych -> Dodaj nowego klienta korporacyjnego
2. Wprowadź dane i przyznaj osobie kontaktowej dostęp do B2B Portalu:
- nazwa - podaj nazwę kontrahenta,
- login - tymi danymi kontrahent będzie się logować do B2B Portalu,
- osoba kontaktowa - podaj imię i nazwisko osoby wyznaczonej przez kontrahenta,
- e-mail kontaktowy - na ten adres e-mail będzie wysyłana faktura,
- kontrahent - podepnij wcześniej utworzoną firmę z kroku pierwszego.
3. Zaznacz pola:
- aktywny,
- może logować się w B2B Portalu,
- e-Faktura.
4. Po dodaniu Klienta, na podany e-mail kontaktowy zostanie wysłana prośba o reset hasła do B2B Portalu (link), oraz drugi link do strony logowania.
Aby powiadomienie wychodziło, w Centrum Automatyzacji w zakładce System rules musisz skonfigurawć dwie reguły z zdarzeniami: 'Konto korporacyjne zostało utworzone' i 'Użytkownik korporacyjny zażądał resetu hasła' zgodnie z tą instrukcją.
Jak stworzyć i dodać nową ofertę?
1. Aby zdefiniować ofertę, idź do: PGM -> Klienci -> Oferta dla firm -> Dodaj nową ofertę
2. Uzupełnij dane zawarte w umowie z firmą:
- nazwa,
- firma,
- ważna od i ważna do - w tych datach osoba kontaktowa będzie miała możliwość dodania kontraktów zdefiniowanych w ofercie przy dodawaniu klubowicza do systemu
- plan płatności - tylko jeden plan płatności powinien być wybrany i przypisany do oferty, który będzie automatycznie przypisany do utworzonej osoby dodawanej na B2B Portalu. Plany te muszą być wcześniej zdefiniowane przez klub w konfiguracji PGM i zaznaczony typ: Corporate.
- klub macierzysty - informacja, do którego klubu będzie przypisany dany klubowicz.
3. Zaznacz opcję "Agreement" i podaj warunki umowy z firmą:
- termin płatności,
- okres wypowiedzenia członkostwa oraz oferty,
- opłata administracyjna - będzie dodawana jednorazowo do transakcji kontraktowych każdego klubowicza.
Tak przygotowana oferta pozwala na dodawanie klubowiczów przez osobę kontaktową zarządzającą B2B Portalem.
Zarządzanie danymi kontrahentów
Po poprawnym skonfigurowaniu i dodaniu oferty w zakładce Lista klientów, uzyskasz wgląd w informacje o firmie. Z tego poziomu możesz nanosić ewentualne zmiany poprzez edycję lub zalogować się na portal klienta (kluczyk na końcu wiersza z daną firmą) i mieć wgląd w konto jakie posiada osoba kontaktowa zarządza po stronie firmy Klubowiczami.
- Opcja Lupy na początku wiersza pozwoli na wejście w szczegóły firmy, gdzie znajdziesz takie dane:
- użytkownicy - listę osób dodanych do danej oferty z informacjami o kontrakcie i datach,
- dokumenty - zapisane wygenerowane faktury, możliwość dodawania dokumentów i aneksów zawieranych z firmą,
- wpłaty - informację o zaksięgowanych wpłatach za wystawione faktury.
- Masz możliwość masowego zablokowania klubowiczów z danej firmy, np. w przypadku braku dokonywanych wpłat za kontrakty.
- Idź do: PGM -> Klienci -> Lista klientów korporacyjnych -> Szczegóły (Lupa) -> Masowe zakańczanie kontraktów.
- Możesz zakończyć członkostwo wybranych wcześniej i zaznaczonych osób, lub wszystkich klubowiczów z wybraną datą zakończenia kontraktu oraz wskazaniem powodu.
- Masz również możliwość masowego usunięcia wcześniej wprowadzonych dat zakończenia.